Wat is een plan van aanpak?

Bij grote projecten, of dat nu een bouwwerk, de aanleg van wegen of het ontwikkelen van een nieuw softwareprogramma is, is de kans dat er sprake is van overschrijdingen in tijd en budget erg groot als er geen planning is gemaakt. Maar een planning is niet voldoende. Je hebt ook een gids nodig welke stappen er allemaal moeten worden gezet, en in welke volgorde. Dat staat in een plan van aanpak. Maar wat is een plan van aanpak eigenlijk precies? Dat is een activiteitenlijst, die is voorzien van een tijdschema en van afspraken.

Project voorbereiding

Een onderdeel van de project voorbereiding is het maken van een goede beschrijving van het verloop van het project. De vraag ‘Wat is een plan van aanpak?’ heeft daarom alles te maken met de vraag ‘Hoe maak je een plan van aanpak?’ De eerste stap is een beschrijving te maken van het project op basis van gesprekken met de opdrachtgever. Eigenlijk ga je daarmee terug naar de basis, want dan wordt de vraag beantwoord welk probleem door middel van het project wordt opgelost. Deze gesprekken helpen ook om kaders aan het project te verbinden.

Lijst met activiteiten

Nadat er een projectbeschrijving is gemaakt moet een procesbeschrijving worden gemaakt. Dat is niets anders dan een overzicht van de activiteiten die nodig zijn om het project te realiseren. Er moet aan elke activiteit een inschatting worden toegevoegd van de hoeveelheid tijd die de activiteit gaat kosten. Het is ook belangrijk om een volgorde aan te geven waarin de activiteiten worden uitgevoerd. Tenslotte is het essentieel dat benoemd wordt onder wiens verantwoordelijkheid de activiteiten worden uitgevoerd.

Concrete afspraken

Als laatste onderdeel van de vraag ‘wat is een plan van aanpak’ wordt er een afsprakenlijst gemaakt bij de lijst met activiteiten. Bij het maken van die afsprakenlijst is iedereen aanwezig die bij het project betrokken is. Een onderwerp waar samen over wordt gesproken is het risico en wat er gebeurt als er dingen mis dreigen te gaan. Als je hier niet over praat zou het kunnen gebeuren dat een partner zich tijdens het project terugtrekt. Dat kan tot gevolg hebben dat het hele project mislukt.